Menindaklanjuti hasil evaluasi Kementerian PAN RB pada tanggal 14 Oktober 2020 bahwa Sekretariat Jenderal DPD RI perlu berkomunikasi dengan pihak Komisi Aparatur Sipil Negara sebagai langkah awal monitoring dan evaluasi penerapan Sistem Merit di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI. Komunikasi ini juga sekaligus menghasilkan kerjasama dengan KASN bahwa ke depannya KASN akan mengevaluasi bagaimana penerapan sistem merit di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI. Hasil evaluasi ini akan menghasilkan Indeks Sistem Merit Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai ukuran keberhasilan penerapan Sistem Merit. Indeks Sistem Merit ini juga akan menjadi salah satu Komponen Antara dari sistem penilaian Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal DPD RI.

Sebagai awal komunikasi tersebut, pada hari Senin, 9 November 2020 pukul 10.00 s.d. 13.00 WIB, Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian melalui Bagian Pengembangan SDM menyelenggarakan Rapat Sosialisasi Penerapan Sistem Merit dengan mengundang Bapak Muhlis Irfan, Asisten KASN Pengawasan Bidang Penerapan Sistem Merit Wilayah I. Selama sosialisasi berlangsung, Bapak Muhlis Ihsan memberikan pembekalan kepada peserta yang merupakan perwakilan unit-unit kerja penanggung jawab atas penerapan Sistem Merit. Sebanyak 26 peserta menghadiri rapat yang dilakukan sebagian secara fisik di Ruang Rapat Majapahit Gd. B DPD RI Lantai 3 dan sebagian lagi secara virtual.

Dalam paparannya, Bapak Muhlis Ihsan menjelaskan manfaat penerapan Sistem Merit dalam manajemen ASN antara lain memberikan jaminan karir ASN, mendorong peningkatan kinerja ASN, mendorong pengembangan kompetensi ASN, melindungi ASN dari intervensi politik serta menghindari potential lost dalam pengelolaan pegawai.

Saat ini, operasionalisasi kebijakan penerapan sistem merit dalam manajemen ASN diatur dalam Permenpan RB Nomor 40 Tahun 2018 tentang Pedoman Sistem Merit, Peraturan KASN Nomor 9 tahun 2019 tentang Tata Cara Penilaian Mandiri Penerapan Sistem Merit, dan Permenpan RB Nomor 25 Tahun 2020 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi.

Tahapan penilaian penerapan sistem merit dalam manajemen ASN melalui 4 tahapan yaitu:

  1. Tahap I, Persiapan, antara lain membentuk tim penilai instansi yang ditetapkan PPK dan diketuai oleh PyB, menyusun roadmap penerapan sistem merit setiap aspek, menyiapkan dokumen disertai bukti terkait penilaian penerapan sistem merit, meminta akun SIPINTER kepada KASN dan menentukan admin pengelola SIPINTER;
  2. Tahap II, Pelaksanaan Penilaian, antara lain melakukan penilaian mandiri melalui aplikasi SIPINTER sesuai kondisi yang ada, dan mendeskripsikan setiap aspek dari 37 sub aspek, membuat berita acara hasil penilaian yang ditandatangani oleh ketua tim;
  3. Tahap III, Verifikasi, antara lain verifikasi dilakukan oleh tim verifikator sistem merit KASN berdasarkan penilaian yang dilakukan, melakukan klarifikasi kepada instansi pemerintah dengan memperhatikan keaslian dan kesesuaian bukti, kemudian membuat berita acara verifikasi yang disampaikan kepada pimpinan KASN;
  4. Tahap IV, Penetapan, antara lain penilaian akhir oleh pimpinan KASN, penetapan keputusan tingkat penerapan sistem merit, keputusan KASN disampaikan kepada PPK instansi pemerintah. 
Pembentukan dan tugas tim penilai diatur dalam pasal 7 Permenpan RB Nomor 40 Tahun 2018 tentang Pedoman Sistem Merit dalam Manajemen ASN. Struktur tim penilai diketuai oleh PyB dan dibantu oleh 6 pokja antara lain pokja perencanaan, kebutuhan dan pengadaan, pokja pengembangan karir, promosi dan mutasi, pokja manajemen kinerja, pokja penggajian, penghargaan dan disiplin, pokja perlindungan dan pelayanan, pokja sistem informasi. Oleh karenanya unit kerja yang perlu dilibatkan adalah unit pengelola kepegawaian, perencanaan, keuangan, pengembangan, organisasi, pengawasan internal, dan hukum.
 
Sedangkan kondisi ideal penerapan sistem merit yang harus dipenuhi terdiri dari 8 aspek, yaitu:
  1. Perencanaan kebutuhan;
  2. Pengadaan;
  3. Pengembangan karir;
  4. Promosi dan mutasi;
  5. Manajemen kinerja;
  6. Penggajian, penghargaan dan disiplin;
  7. Perlindungan dan pelayanan;
  8. Sistem informasi.

Saat ini pelaksanaan Sistem Merit di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI berdasarkan tahapan penilaian penerapan sistem merit dalam manajemen ASN masuk dalam kategori tahap I yaitu tahapan persiapan.

Tim Penilai Mandiri Sistem Merit yang telah terbentuk di Lingkungan Sekretariat Jenderal belum sesuai dengan Permenpan Nomor 40 Tahun 2018 Pasal 7, sehingga perlu dilakukan perubahan SK Tim Penilai Mandiri di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI menyesuaikan dengan Permenpan Nomor 40 Tahun 2018 Pedoman Sistem Merit. Selain itu perlu dibentuk Tim Penilai Kinerja sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 Tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negari Sipil.