Penyusunan Analisis Jabatan di Sekretariat Jenderal DPD RI

Right man at the right place, merupakan salah satu hal yang ingin dicapai oleh sebuah birokrasi untuk tujuan efisiensi birokrasi. Untuk itulah, dibutuhkan analisis jabatan atau job analysis yang merupakan salah satu prosedur penting dalam manajemen sumber daya manusia (MSDM).

Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Analisis Jabatan atau job analysis ini adalah sebuah proses untuk mengidentifikasikan dan menentukan secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan tertentu serta kepentingan yang berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan tertentu.

Job Analysis ini juga bisa dikatakan sebagai sebuah proses yang melakukan eksplorasi secara sistematis di dalam suatu jabatan. Serta melakukan studi dan pencatatan tanggung jawab, tugas, keterampilan yang harus dimiliki, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan yang dibutuhkan pada pekerjaan atau jabatan tersebut untuk kepentingan MSDM.

Artinya, semua faktor yang dibutuhkan oleh pekerjaan dan apa yang harus dimiliki oleh seorang pegawai yang mengisi jabatan tersebut atau pekerjaan tersebut agar dapat bekerja secara produktif harus diidentifikasikan secara sistematis, jelas dan rinci dalam Analisis Jabatan ini.

Sekretariat Jenderal DPD RI sudah pernah menyusun analisis jabatan pada tahun 2016-2017. Tetapi, pada saat itu jabatan-jabatan yang dianalisis merupakan jabatan pada Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) lama. Sejak pemberlakuan SOTK baru per tanggal 1 Januari 2018, perlu dilakukan analisis kembali terhadap seluruh jabatan dengan nomenklatur yang tentunya baru juga.

Dengan terbitnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 01 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja menjadi acuan bagi Bagian Organisasi dan Ketatalaksanaan yang sedang menyusun Analisis Jabatan bagi seluruh jabatan di lingkungan Setjen DPD RI. “Pemutakhiran analisis jabatan merupakan kegiatan rutin dan penting, jadi kami sudah mempersiapkan segala sumber daya untuk melaksanakan kegiatan ini”, kata Andika Primasari yang juga menjabat sebagai Kepala Bagian Organisasi dan Ketatalaksanaan.

Penyusunan analisis jabatan ini dilaksanakan oleh Subbagian Organisasi yang dipimpin oleh Nova Aulia Fadjar. Menurut Nova, penyusunan analisis jabatan ini harus dilakukan secara hati-hati. Penyusunan sekaligus pemutakhiran data analisis jabatan juga harus sesuai dengan Rencana Strategis, Struktur Organisasi dan Tata Kerja, serta program kegiatan yang tertuang dalam DIPA Setjen DPD RI. Sehingga, data analisis jabatan ini dapat dimanfaatkan sebagai pedoman pelaksanaan tugas bagi pegawai.

Selain itu, penyusunan analisis jabatan juga memperhatikan prinsip kesinambungan item kegiatan antara Jabatan Pimpinan Tinggi dengan Jabatan Pelaksana serta Jabatan Fungsional. Menurut Nova, “salah satu tantangan besar dalam penyusunan analisis jabatan ini adalah bagaimana membuat analisis jabatan pada satu jabatan tertentu dapat cascade dengan jabatan lain di atasnya, di sampingnya, serta di bawahnya”.

Pandemi Covid-19 tidak menghalangi pelaksanaan penyusunan analisis jabatan. Menurut salah satu tim penyusun analisis jabatan, Khalizzad Khalis, “penyusunan analisis jabatan dilakukan secara work from home, dengan supervisi dari Kasubbag Organisasi dan Kabag Ortala, sehingga semua dapat berjalan dengan lancar. Koordinasi dilakukan secara online baik itu melalui grup Whatsapp ataupun rapat virtual melalui Google Meet”.

Pemutakhiran data analisis jabatan ini diharapkan dapat memberikan kejelasan atau kepastian pelaksanaan tugas oleh pegawai. “Hal ini penting dilakukan agar seluruh pekerjaan di Sekretariat Jenderal DPD RI dapat berjalan efektif dan efisien”, pungkas Kepala Biro Organisasi Keanggotaan dan Kepegawaian, Lalu Niqman Zahir.

Harapan ke depan, analisis jabatan ini akan bermanfaat bagi Manajemen SDM untuk:

• Proses rekrutmen dan seleksi pegawai.
• Dasar penempatan posisi pegawai/peta jabatan.
• Dasar pengembangan kompetensi (pendidikan/pelatihan) pegawai.
• Keperluan dalam penilaian kerja.
• Sebagai dasar promosi dan mutasi jabatan pegawai dilihat dari syarat kualifikasi jabatan.
• Digunakan untuk evaluasi dan perencanaan organisasi.