e-Formasi merupakan salah satu sistem yang berguna untuk penyusunan kebutuhan formasi Pegawai setiap tahunnya. Sistem ini merupakan salah satu program percepatan reformasi birokrasi yang mulai dicanangkan oleh Azwar Abubakar, Menteri PANRB pada periode 2011-2014.

eFormasi lahir dari landasan pemikiran untuk bisa mempercepat proses administrasi serta menjamin keakuratan data terkait dengan peta jabatan, jumlah pegawai, posisi penempatan pegawai, alokasi kekurangan dan kelebihan pegawai.

Sekretariat Jenderal DPD RI tengah melaksanakan amanat Menteri PAN RB terkait pengisian aplikasi e-Formasi. Pelaksanaan kegiatan ini didasarkan pada Surat Menteri PANRB No. B/110/SM.01.00/2020 tanggal 7 Februari 2020 perihal pembaharuan data e-formasi. Pada surat tersebut dinyatakan bahwa seluruh kementerian/lembaga diharapkan dapat memperbarui data jabatan setiap pegawai dan mengunggahnya ke dalam sistem informasi nasional yang bernama aplikasi e-Formasi.

Pengisian serta pemutakhiran data pada e-Formasi adalah untuk membuat bank data terpusat yang menginformasikan kebutuhan pegawai, analisis jabatan, kelas jabatan. Tujuan sistem e-formasi ini adalah untuk mengetahui gambaran struktur organisasi, peta jabatan, jumlah pegawai yang ada, jumlah pegawai yang dibutuhkan dan jumlah kekurangan/kelebihan pegawai di instansi pemerintah baik lingkungan Kementerian, Lembaga Negara, pemerintah pusat maupun daerah.

Di Sekretariat Jenderal DPD RI, pengisian e-Formasi dilaksanakan oleh lintas unit eselon III. Di antaranya adalah Bagian Organisasi dan Ketatalaksanaan, Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia, dan Bagian Administrasi Keanggotaan dan Kepegawaian. Masing-masing bagian memiliki porsi tanggung jawab dalam hal pengisian e-Formasi ini.

Bagian Organisasi dan Ketatalaksanaan bertugas untuk memutakhirkan serta menginput data Analisis Jabatan dan Evaluasi Jabatan. Sedangkan Bagian Adminstrasi Keanggotaan dan Kepegawaian bertugas memutakhirkan dan menginput data kepegawaian seperti jumlah PNS, data JPT, Jabatan Pelaksanan, Jabatan Fungsional, dan sebagainya. Sementara Bagian SDM memiliki tugas untuk menyusun dan menginput bezetting pegawai atau kebutuhan SDM. Masing-masing bagian saling berkoordinasi dalam melaksanakan kegiatan pengisian e-Formasi ini.

M. Ilyas selaku Kepala Bagian Admistrasi Keanggotaan dan Kepegawaian berkomitmen untuk menyiapkan data kepegawaian yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan pengisian e-Formasi ini berjalan dengan lancar. Sementara itu, Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia yang didapuk sebagai leading sector pelaksanaan kegiatan ini telah mengadakan berbagai rapat koordinasi yang melibatkan unit kerja terkait. “kami sudah berkoordinasi dengan bagian administrasi keanggotaan kepegawaian, dan ortala (organisasi dan ketatalaksanaan –red) agar pengisian e-Formasi ini berjalan sesuai dengan rencana dan selesai tepat waktu, kata Maria Linda Wahyuningrum, selaku Kepala Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia.

Dihubungi di ruang kerjanya, Andika Prima Sari, Kepala Bagian Organisasi dan Ketatalaksanaan mengungkapkan, “pemutakhiran analisis jabatan merupakan kegiatan rutin dan penting, jadi kami sudah mempersiapkan segala sumber daya untuk melaksanakan kegiatan ini”.

Sampai saat ini kegiatan pelaksanaan pengisian e-Formasi ini masih terus berlangsung. Kementerian PANRB sendiri memperpanjang batas waktu pengisian dari yang semula pada April menjadi akhir Mei 2020.

Menurut Kepala Biro Administrasi Keanggotaan dan Kepegawaian, Lalu Niqman Zahir, pengisian e-Formasi ini tidak hanya berguna untuk memenuhi kebutuhan penyusunan formasi CPNS oleh Kementerian PANRB dan BKN semata, namun juga bisa menjadi bank data organisasi dan kepegawaian bagi Sekretariat Jenderal DPD RI. “aplikasi e-Formasi ini dapat membuat data organisasi dan kepegawaian menjadi rapi dan mudah diakses. Aplikasi ini jelas merupakan salah satu upaya dan langkah awal dalam mewujudkan birokrasi yang modern. Program ini harus disambut dan diapresiasi”. (ZMF/MJ)