Pembahasan Mekanisme Pengaduan dan Aspirasi Terintegrasi di lingkungan DPD RI

Dalam rangka mewujudkan komitmen Sekretariat Jenderal DPD RI meningkatkan kualitas pelayanan publik yang prima kepada Masyarakat, dibuka ruang diskusi antar unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan pengaduan dan aspirasi melalui Rapat Koordinasi Pembahasan Mekanisme Pengelolaan Aspirasi dan Pengaduan Satu Pintu Terintegrasi pada hari Rabu, 4 November 2020 pukul 09.30 s.d 12.30 secara daring melalui media Google Meet.

Rapat yang dikoordinasikan dan difasilitasi oleh Bagian Organisasi dan Ketatalaksanaan, Subbagian Fasilitasi Reformasi Birokrasi ini dihadiri oleh Kepala Biro Protokol, Hubungan Masyarakat, dan Media, Nana Sutisna, S.IP., M.Si., Kepala Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi, Dr. Sri Sundari, S.H., M.M., Kepala Pusat Kajian Daerah dan Anggaran, Dr. Fitriani, S.AP., M.Si., dan 40 orang undangan rapat.

Dalam rapat tersebut para peserta rapat sepakat bahwa saat ini Sekretariat Jenderal DPD RI memang belum memiliki sistem portal pengaduan dan aspirasi satu pintu yang terintegrasi yang membuka ruang seluas-luasnya dan memudahkan masyarakat menyampaikan pengaduan dan aspirasi. Yang terpenting dari mekanisme ini adalah masyarakat akan menerima informasi tindak lanjut atas aspirasi dan pengaduan yang disampaikan.

Nana Sutisna, S.IP., M.Si selaku Kepala Biro Protokol, Hubungan Masyarakat, dan Media menyambut baik akan hadirnya mekanisme ini. Bagian Humas dan Fasilitasi Pengaduan yang merupakan unit kerja di bawah koordinasi Biro Protokol Hubungan Masyarakat dan Media akan menjadi unit pengelola portal tersebut. “Nantinya Bagian Hubungan Masyarakat dan Fasilitasi Pengaduan akan berfungsi sebagai customer service. Tapi perlu dukungan sistem aplikasi yang mumpuni juga dari pihak Biro Sindok.” pungkasnya.

Dr. Sri Sundari, S.H., M.M., selaku Kepala Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi sendiri menyambut baik hadirnya rencana kebijakan ini. “Kalau kami sih akan selalu siap mendukung dengan sarana sistem informasi, asal jelas dulu mekanisme atau proses bisnisnya dan kalau perlu dibentuk payung hukumnya.”

Kepala Pusat Kajian Daerah dan Anggaran, Dr. Fitriani, S.AP., M.Si. menyatakan untuk mendukung sepenuhnya gagasan mekanisme ini karena sejalan dengan mekanisme yang dirancang oleh Pusat Kajian Daerah dan Anggaran dalam kurun waktu satu tahun ini. Kepala Puskadaran menyoroti, dalam paparannya, bahwa selama ini Sekretariat Jenderal hanya mengolah aspirasi yang diperoleh Anggota dari masyarakat pada saat reses saja. Pembukaan portal/website aspirasi dan pengaduan yang terbuka bagi masyarakat ini diharapkan dapat menjaring aspirasi dan pengaduan sepanjang waktu dan memberikan jawaban/feedback karena masyarakat berhak akan pelayanan prima. Kepala Puskadaran juga mengungkapkan harapannya kepada Biro Persidangan dan Biro Sekretariat Pimpinan untuk saling bahu membahu bekerja sama menciptakan alur mekanisme tindak lanjut aspirasi dan pengaduan tersebut. “Yang terpenting adalah bagaimana menindaklanjuti pengaduan dan aspirasi tersebut. Ini harus kita pikirkan bersama.” Selain itu peran Sekretariat Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi juga dibutuhkan dengan menyusun Laporan Situasi Daerah secara Harian atau Mingguan yang dapat digunakan oleh unit penerima pengaduan atau pengelola asmas. Untuk paparan Kepala Pusat Kajian Daerah dan Anggaran mengenai mekanisme pengelolaan Asmasda dapat diunduh di sini.  

Kepala Bagian Sekretariat PPUU, Hary Setiawan memberikan masukan bahwa mekanisme ini harus dikukuhkan ke dalam bentuk Peraturan Sekretaris Jenderal supaya seluruh unit-unit pengelola memiliki wewenang dalam menjalankan peran dan fungsinya dalam tindak lanjut pengelolaan pengaduan dan aspirasi.

Bagian Hubungan Masayarakat dan Fasilitasi Pengaduan dalam presentasinya memaparkan bahwa sejak bulan Oktober 2020 Sekretariat Jenderal DPD RI telah resmi terintegrasi pada Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Nasional dan Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (SP4N LAPOR). Untuk langkah selanjutnya Tim Pengelola SP4N LAPOR tinggal menjalankan perannya dalam menindaklanjuti pengaduan dan aspirasi yang masuk dari masyarakat.

Presentasi oleh Bagian Hubungan Masyarakat dan Fasilitasi Pengaduan tentang Penerapan Aplikasi SP4N LAPOR dapat diunduh di sini.

Untuk memudahkan pengelolaan pengaduan dan aspirasi, sebaiknya disusun juga mekanisme nomor antrian bagi masyarakat berupa nomor tiket pengaduan/aspirasi. Hal ini akan memudahkan Tim Pengelola untuk mendata dan menindaklanjuti pengaduan dan aspirasi sesuai dengan antrian tiket. Mekanisme ini mirip dengan mekanisme antrian nasabah di bank. 

Dengan mekanisme pengelolaan dan tindak lanjut pengaduan dan aspirasi masyarakat satu pintu dan terintegrasi ini harapannya masyarakat dapat semakin menikmati layanan kemudahan dalam menyampaikan pengaduan dan aspirasi kepada Anggota DPD RI. Sekretariat Jenderal DPD RI berusaha untuk memastikan layanan tersebut terwujud demi pelayanan publik prima yang berkualitas. (MJ/PANN)