Di masa pandemik Covid-19 sekarang ini, kebutuhan media virtual mengalami peningkatan yang signifikan tidak terkecuali sektor pemerintah dalam memberikan pelayanan pada masyarakat. Pertemuan rapat-rapat yang melibatkan orang dengan skala besar seperti Sidang Paripurna di lingkungan Parlemen sangatlah riskan jika dilakukan dengan pertemuan langsung dan tentunya melanggar Protokol Covid-19. Namun, tugas DPD RI sebagai pengemban amanat masyarakat daerah tetaplah harus dilaksanakan.

Sekretariat Jenderal DPD RI, sesuai dengan visinya “Sistem Pendukung yang Profesional, Akuntabel, dan Modern kepada DPD RI”, dengan segala keterbatasan di tengah pandemik Covid-19 ini mengerahkan segala upayanya untuk tetap memberikan dukungan dan pelayanan prima kepada DPD RI agar tetap menghasilkan kinerja yang optimal demi mencapai tujuan konstitusional DPD RI. Sesuai dengan ketentuan Protokol Penanganan Covid-19, selama hampir dua bulan ini, semua Alat Kelengkapan DPD RI melakukan rapat-rapat secara virtual menggunakan fasilitas aplikasi-aplikasi rapat virtual untuk membahas isu-isu krusial baik dengan instansi atau lembaga lain maupun dengan kelompok-kelompok masyarakat. Begitu juga dengan penyelenggaraan Sidang Paripurna DPD RI ke-9 Masa Sidang III Tahun Sidang 2019-2020 secara virtual yang dilaksanakan pada tanggal 12 Mei 2020 dengan agenda: Pertama, Penyampaian Ikhtisar Hasil Pemeriksaan Semester (IHPS) II Tahun 2019 dan Penyerahan Laporan Hasil Pemerikasaan BPK RI; Kedua, Pengesahan Keputusan DPD RI, serta Penutupan Masa Sidang III Tahun Sidang  2019-2020. Sidang Paripurna ke-9 ini merupakan Sidang Paripurna pertama yang digelar secara virtual. (sumber: dpd.go.id)

Sidang dipimpin oleh Pimpinan DPD RI dengan didampingi oleh Sekretaris Jenderal DPD RI. Pimpinan DPD RI bersidang dari Ruang Rapat di Gedung DPD RI, sedangkan Anggota DPD RI bersidang dari kediamannya masing-masing.

Penyelenggaraan Sidang Paripurna tersebut tidak terlepas dari peran unit-unit kerja di Sekretariat Jenderal DPD RI yang saling bahu membahu memastikan Sidang Paripurna berjalan lancar dengan kendala seminimal mungkin. Langkah awal, unit-unit kerja yang terlibat membuat sebuah tim untuk memudahkan koordinasi melalui layanan aplikasi media sosial. Setelah terbentuk tim, masing-masing unit kerja merumuskan kebutuhan Sidang sesuai dengan tugas fungsinya. Unit kerja yang terlibat secara langsung dalam Sidang Paripurna tersebut adalah Deputi Persidangan dengan melibatkan seluruh Biro/Pusat di bawahnya menyiapkan kebutuhan materi sidang, sedangkan Deputi Administrasi melibatkan Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi untuk pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana teknologi infomasi, Biro Umum menyiapkan sarana dan prasarana pendukung, Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian menyiapkan staf untuk berkoordinasi langsung dengan Anggota DPD RI, serta Biro Hubungan Masyarakat, Protokol, dan Media untuk publikasi sidang.

Deputi Persidangan dalam hal ini Bagian Sekretariat Panitia Musyawarah (Panmus) bertanggungjawab pada koordinasi pemenuhan kebutuhan materi substansi dari seluruh Biro/Pusat di Deputi Persidangan dan koordinasi kehadiran Anggota DPD RI. Sehari sebelum Sidang Paripurna diselenggarkan, Panmus menyiapkan dan mensosialisasikan Tata Cara Pelaksanaan Rapat Panmus DPD RI secara virtual agar diketahui oleh seluruh Anggota DPD RI.

Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi dalam hal ini Bagian Pemeliharaan Sistem Informasi bertanggungjawab mempersiapkan sarana dan prasarana teknologi informasi. Berdasarkan informasi dari Bagian Pemeliharaan Sistem Informasi, langkah-langkah mempersiapkan virtual meeting Sidang Paripurna adalah sebagai berikut:

  1. Aplikasi yang digunakan adalah Zoom Cloud Meeting, mempersiapkan manual book penginstalan dan Surat Panduan Penggunaan Aplikasi Rapat Virtual untuk Anggota DPD RI;
  2. Mempersiapkan akun host dan co-host tiap Alat Kelengkapan DPD RI untuk meng-admit Anggota DPD RI yang masuk;
  3. Mempersiapkan akun licence aplikasi meeting online, kamera, laptop, internet, jaringan, speaker bluetooth/wifi;
  4. Menyiapkan alat video conference yang sudah diuji coba satu hari sebelumnya;
  5. Uji coba materi yang akan ditampilkan oleh co-host dan host;
  6. Setiap peserta dalam hal ini Anggota DPD RI diberi link aplikasi sehari sebelumnya;
  7. Peserta yang join meeting akan menuju ruang tunggu dan harus di-approve oleh co-host (Panmus);
  8. Peserta wajib mematikan microphone saat rapat berjalan;
  9. Peserta yang meninggalkan Sidang pada saat sedang berlangsung bisa join kembali dengan cara menuju ruang tunggu untuk di-admit oleh co-host.

Biro Umum bertanggungjawab mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung seperti kursi, TV, karpet untuk peredam suara, instalasi listrik, ruang rapat, seting vcon dan logistik, dan sebagainya.

Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian bertanggungjawab mempersiapkan staf-staf yang bertugas melayani masing-masing Anggota DPD RI untuk berkoordinasi langsung dengan Anggota DPD RI dalam hal teknis.

Dan sentuhan terakhir adalah Biro Protokol, Humas dan Media yang bertanggungjawab membuat rilis berita dan meng-upload-nya pada media sosial agar diketahui khalayak umum.

Sidang Paripurna DPD RI ke-9 secara virtual ini merupakan inovasi pelayanan di tengah pandemik Covid-19. Bagaimanapun juga gerak DPD RI tidak boleh terbatas oleh kondisi ini. Sekretariat Jenderal DPD RI memastikan dukungannya dengan pelayanan yang prima dan didukung oleh teknologi informasi. Setiap unit kerja Sekretariat Jenderal DPD RI yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan Sidang Paripurna secara virtual ini lebih banyak berkoordinasi secara virtual dan memanfaatkan teknologi sehingga komunikasi berjalan efektif sekaligus memenuhi ketentuan protokol Penanganan Covid-19 yang mengharuskan bekerja dengan cara physical distancing, tetapi tidak mengurangi kualitas kinerja pelayanan terhadap Anggota DPD RI. Evaluasi terhadap pelayanan virtual meeting tersebut tetap dilakukan melalui rapat-rapat intern tim pelaksana secara virtual pula sehingga dapat mengontrol dan memperbaiki kinerja pelayanan untuk kegiatan-kegiatan selanjutnya. (YY/MJ)

Sumber Foto: Biro Protokol, Humas, dan Media.