Dalam rangka mendukung kemajuan Penyelenggaraan Kearsipan Nasional dan untuk memenuhi amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, maka perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan. Pengawasan Kearsipan terdiri dari Pengawasan Kearsipan Eksternal yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat dari ANRI dan Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal pada tiap Kementerian/Lembaga.

Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai induk penyelenggaraan kearsipan Nasional, melalui Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Pasal 14 menyebutkan bahwa “Pengawasan Kearsipan Internal menjadi tanggung jawab Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Komisi Yudisial, Bank Indonesia, kementerian, badan, lembaga, TNI/POLRI, komisi, BUMN/BUMD, Pemerintahan Daerah provinsi, kabupaten/kota dan Perguruan Tinggi Negeri pada tiap wilayah kewenangannya.”

Sesuai amanat tersebut, Sekretariat Jenderal DPD RI melaksanakan pengawasan kearsipan internal sebagai upaya dalam penegakan Reformasi Birokrasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI.

Melalui Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi, Sekretariat Jenderal DPD RI telah melaksanakan kegiatan Exit Meeting Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan pada tanggal 3 Desember 2020 di Ruang Rapat Mataram. Kegiatan rapat dibuka oleh Plt. Sekretaris Jenderal, Adam Bachtiar dan Laporan Kegiatan oleh Kepala Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi, Sri Sundari serta dihadiri jajaran Pejabat Eselon II, Tim Pengawas Kearsipan dan Tim Assessor. Kegiatan Exit Meeting ini mengakhiri rangkaian kegiatan pengawasan kearsipan internal yang dimulai sejak pelaksanaan Entry Meeting pada tanggal 23 Juli 2020.

Adapun aspek penilaian audit kearsipan internal meliputi:

  1. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis yang terdiri dari Sub Aspek Penciptaan Arsip di Unit Pengolah, Penggunaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, dan Penyusutan Arsip di Unit Pengolah dengan pemindahan ke Unit Kearsipan; dan
  2. Aspek Sumber Daya Kearsipan yang terdiri dari Subaspek Sumber Daya Manusia dan Sarana dan Prasarana.

Hasil dari Audit Kearsipan Internal yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan berupa Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). Untuk selanjutnya rekomendasi dari RHAS dapat diimplementasikan oleh masing-masing Unit Pengolah untuk mendukung kemajuan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI.

Harapan dari kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI ini dapat memajukan pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sehingga dapat tercapai cita-cita dari amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan menjadikan DPD RI sebagai salah satu lembaga yang berperan aktif dalam penyelamatan dan pelestarian arsip bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (DPI/MJ)

Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) untuk lingkungan internal Sekretariat Jenderal DPD RI dapat dilihat di sini.